1. Kapsam ve Amaç
Bu aydınlatma metni, Sporspec (“Platform”) üzerinden yürütülen sporcu gelişim ve kulüp yönetimi faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler hakkında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Metin; spor okulu ve kulüplere kayıtlı sporcuları, sporcuların veli ve yasal temsilcilerini, antrenörleri, kulüp yöneticilerini ve Platform’u ziyaret eden diğer kullanıcıları kapsar.
2. Veri Sorumlusu ve Rol Ayrımı
Platform iki farklı hukuki rolün bir arada bulunduğu bir yapıda çalışır. Hangi verinin hangi rol altında işlendiğini bilmek, haklarınızı doğru muhataba yöneltmeniz açısından önemlidir.
| Veri kümesi | Veri sorumlusu | Sporspec’in rolü |
|---|---|---|
| Sporcu, veli ve antrenör kayıtları; yoklama, ölçüm, gelişim ve ödeme verileri | Sporcunun kayıtlı olduğu spor okulu / kulüp | Veri işleyen (kulüp talimatıyla işler) |
| Kulüp yetkilisi hesap bilgileri, abonelik ve faturalama verileri | [Şirket Ticaret Unvanı] | Veri sorumlusu |
| Platform kullanım kayıtları, güvenlik logları, destek talepleri | [Şirket Ticaret Unvanı] | Veri sorumlusu |
| Web sitesi ziyaret verileri ve çerezler | [Şirket Ticaret Unvanı] | Veri sorumlusu |
Kulüp verileri için muhatap
Sporcu ve veli verilerine ilişkin talepleriniz için öncelikle kayıtlı olduğunuz spor okuluna/kulübe başvurmanız gerekir. Sporspec bu verileri yalnızca kulübün yazılı talimatı doğrultusunda işler ve kendi amaçları için kullanmaz.
Veri sorumlusu sıfatıyla iletişim bilgileri: [Şirket Ticaret Unvanı], [Açık Adres]. E-posta: bdigitalist@gmail.com. KEP: [KEP Adresi].
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
| Kategori | Örnek veriler | İlgili kişi |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet, veli yakınlık bilgisi | Sporcu, veli, antrenör |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, adres | Veli, antrenör, kulüp yöneticisi |
| Spor ve gelişim verileri | Branş, grup, antrenman katılımı ve yoklama, boy ve kilo ölçümü, gelişim testi sonuçları, antrenör değerlendirme notları | Sporcu |
| Sağlık (özel nitelikli) | Antrenörün girdiği sakatlık veya tıbbi durum notu ile bu notun geçerlilik dönemi; yoklamada işaretlenen sakatlık durumu | Sporcu |
| Görsel kayıt ve dosyalar | Profil fotoğrafı, etkinlik fotoğrafları, mesajlaşma ve ödev kapsamında yüklenen dosyalar | Sporcu, veli, antrenör |
| Finans | Aidat planı, ödeme ve tahsilat kaydı, ödeme yöntemi bilgisi | Veli, kulüp |
| İşlem güvenliği | Oturum kayıtları, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, işlem logları | Tüm kullanıcılar |
| Müşteri işlem | Destek talepleri, bildirim tercihleri, platform içi mesajlaşma | Tüm kullanıcılar |
Yukarıdaki kategoriler dışında; T.C. kimlik numarası, kimlik belgesi fotokopisi, banka hesap numarası, ödeme kartı bilgisi, kan grubu, alerji kaydı, kullanılan ilaç bilgisi ve sağlık raporu belgesi Platform’da işlenmez ve saklanmaz. Platform bu bilgiler için bir kayıt alanı veya belge yükleme özelliği içermez.
Özel nitelikli veriler
Sağlık verisi olarak yalnızca antrenörün serbest metin olarak girdiği sakatlık veya tıbbi durum notu işlenir; bu not sporcunun antrenman güvenliği için gerekli olduğu ölçüde tutulur ve yalnızca kulüp yöneticisi ile ilgili antrenör tarafından görüntülenebilir. Yoklama kaydında işaretlenen sakatlık durumu ise sporcunun kendi velisine görünür.
Serbest metin alanları
Antrenör notu, yoklama açıklaması ve benzeri serbest metin alanlarına girilen bilgiler de kişisel veri niteliğindedir. Bu alanlara yalnızca sportif amaçla gerekli bilgilerin girilmesini sağlamak, veri sorumlusu sıfatıyla kulübün yükümlülüğündedir.
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
- Sporcu kayıt, grup ve branş atama süreçlerinin yürütülmesi
- Antrenman programlarının planlanması, yoklama ve katılım takibinin yapılması
- Sporcu gelişim ölçümlerinin kaydedilmesi ve veli raporlarının oluşturulması
- Veli, antrenör ve yönetici arasındaki iletişimin sağlanması; duyuru ve bildirimlerin iletilmesi
- Aidat ve ödeme takibinin yapılması, mali ve muhasebe kayıtlarının tutulması
- Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, yetkilendirme ve oturum güvenliğinin sağlanması
- Destek taleplerinin karşılanması ve hizmet kalitesinin ölçülmesi
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yetkisiz erişimlerin tespiti ve önlenmesi
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kamu kurumlarının taleplerinin karşılanması
- Platform’un iyileştirilmesi için toplulaştırılmış ve kimliksizleştirilmiş kullanım analizlerinin yapılması
5. İşlemenin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.
| Hukuki sebep | Uygulandığı işleme |
|---|---|
| Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c) | Sporcu kaydı, antrenman planlaması, aidat takibi, hesap oluşturma |
| Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) | Mali kayıtların saklanması, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik kayıtları |
| Meşru menfaat (m.5/2-f) | Bilgi güvenliği logları, sistem kötüye kullanımının önlenmesi, hizmet iyileştirme |
| Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) | Uyuşmazlık hâlinde delil niteliğindeki işlem kayıtlarının muhafazası |
| Açık rıza (m.5/1 ve m.6/2) | Sağlık verileri, fotoğraf/görsel paylaşımı, ticari elektronik ileti gönderimi, analitik çerezler |
6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
- Kulüp yöneticisi veya antrenör tarafından Platform’a doğrudan girilen kayıtlar
- Veli veya sporcu tarafından çevrim içi kayıt ve başvuru formları aracılığıyla iletilen bilgiler
- Toplu veri aktarımı (Excel/CSV içe aktarma) yoluyla kulüpten alınan listeler
- Platform’un kullanımı sırasında otomatik olarak üretilen oturum, işlem ve güvenlik kayıtları
- Web sitesi ziyaretlerinde çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla toplanan veriler
- Destek kanalları (e-posta, telefon, platform içi talep) üzerinden iletilen bilgiler
7. Kişisel Verilerin Aktarımı
Kişisel verileriniz, hizmetin sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki taraflarla paylaşılır. Verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.
| Alıcı grubu | Aktarım amacı | Konum |
|---|---|---|
| Kayıtlı olduğunuz spor okulu / kulüp | Sportif faaliyetin yürütülmesi ve veri sorumlusu yetkisinin kullanılması | Türkiye |
| Bulut altyapı ve veri tabanı hizmet sağlayıcıları | Verilerin barındırılması, yedeklenmesi ve erişilebilir tutulması | Türkiye / Avrupa Birliği |
| E-posta ve bildirim gönderim sağlayıcıları | Hesap, duyuru ve raporlama bildirimlerinin iletilmesi | AB / ABD |
| Mali müşavir ve denetçiler | Sporspec’in kendi abonelik ve fatura kayıtlarına ilişkin yasal mali yükümlülükler | Türkiye |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Kanunlarda öngörülen bilgi ve belge taleplerinin karşılanması | Türkiye |
Yurt dışına aktarım gereken hâllerde, KVKK’nın 9. maddesi kapsamında standart sözleşme, taahhütname veya ilgili kişinin açık rızası gibi uygun aktarım mekanizmalarından biri uygulanır. Güncel alt veri işleyen listesine talep üzerine erişebilirsiniz.
8. Saklama Süreleri
Sporcu ve veli verilerinin saklama süresini kulüp belirler
Sporcu, veli ve antrenman kayıtları bakımından veri sorumlusu kulüptür; bu verilerin ne kadar süreyle saklanacağına kulüp kendi mevzuat yükümlülükleri çerçevesinde karar verir. Sporspec bu veriler için kendi başına bir saklama süresi belirlemez; verileri yalnızca kulübün aboneliği devam ettiği sürece ve kulübün talimatı doğrultusunda barındırır.
Kulüp aboneliğinin sona ermesi hâlinde, kulüp verileri dışa aktarım için 30 gün süreyle erişilebilir tutulur. Bu sürenin sonunda veriler sistemlerimizden silinir; yedeklerdeki kopyalar yedek rotasyon döngüsü tamamlandığında tasfiye edilir. Kulübün daha kısa veya daha uzun bir süre talep etmesi hâlinde talimatı esas alınır.
Sporspec’in kendi veri sorumlusu sıfatıyla işlediği veriler için uyguladığı saklama süreleri aşağıdaki gibidir:
| Veri türü | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| Abonelik ve faturalama kayıtları | 10 yıl | Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu |
| Kulüp yetkilisi hesap bilgileri | Aboneliğin sona ermesinden itibaren 2 yıl | Sözleşmesel ilişkiden doğan hakların korunması |
| Trafik ve erişim kayıtları | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun |
| Destek yazışmaları | Talebin kapanmasından itibaren 3 yıl | Hizmet kalitesi ve ispat |
| Pazarlama izinleri | İznin geri alınmasına kadar; geri alma kaydı 3 yıl | 6563 sayılı Kanun ve İYS |
Saklama süresi dolan veriler periyodik imha döngüsünde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
9. Çocuklara Ait Verilere İlişkin Özel Esaslar
Platform, doğası gereği ağırlıklı olarak 18 yaşından küçük sporcuların verilerini içerir. Bu nedenle ek koruma önlemleri uygulanır.
- Reşit olmayan sporcuların verilerine ilişkin rıza ve beyanlar veli veya yasal temsilci tarafından verilir.
- Sporcu hesabı açılması hâlinde hesap, veliye bağlı olarak oluşturulur ve veli erişimi korunur.
- Sağlık ve görsel veriler için ayrı ve açıkça belirtilmiş rıza kulüp tarafından alınır; rıza verilmemesi sportif hizmetin sunulmasına engel oluşturmaz.
- Çocuklara ait veriler profilleme veya reklam amacıyla kullanılmaz.
- Veli, çocuğuna ait verilere ilişkin erişim, düzeltme ve silme taleplerini kulüp aracılığıyla iletebilir.
10. Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek amacıyla, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirler alınır. Bu tedbirler başlıca aşağıdaki alanları kapsar:
- Kurum bazlı veri ayrımı ve rol bazlı erişim yetkilendirmesi
- Verilerin aktarım ve saklama sırasında şifrelenmesi
- Kritik işlemlerin kayıt altına alınması ve erişim yetkilerinin düzenli gözden geçirilmesi
- Düzenli yedekleme ve iş sürekliliği çalışmaları
- Personel ve tedarikçiler için gizlilik yükümlülüğü ve asgari yetki ilkesi
Neden ayrıntılı liste yayımlamıyoruz?
Uygulanan güvenlik önlemlerinin yapılandırma düzeyindeki ayrıntıları, saldırı yüzeyini genişletmemek amacıyla kamuya açık olarak yayımlanmaz. Bu ayrıntılar, kulüplerle imzalanan Veri İşleme Eki’nde gizlilik yükümlülüğü altında paylaşılır ve denetim hakkı kapsamında kulübün incelemesine sunulur.
11. İlgili Kişinin Hakları
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- 1Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- 2İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- 3İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- 4Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- 5Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
- 6KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- 7Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- 8Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- 9Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
12. Başvuru Yöntemi
Sporcu ve veli verilerine ilişkin talepler için öncelikle kayıtlı olduğunuz kulübe başvurmanız gerekir. Sporspec’in veri sorumlusu olduğu veriler için başvurularınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun şekilde aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz.
- Yazılı başvuru: [Açık Adres] adresine ıslak imzalı dilekçe
- KEP üzerinden: [KEP Adresi]
- Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden: bdigitalist@gmail.com
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış e-posta
Başvurunuz talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarifesindeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde Kurul’a şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.
13. Metindeki Değişiklikler
Bu aydınlatma metni mevzuat değişiklikleri veya hizmet kapsamındaki güncellemeler nedeniyle revize edilebilir. Güncel sürüm her zaman https://sporspec.net/kvkk-aydinlatma adresinde yayımlanır. Esaslı değişikliklerde kayıtlı kullanıcılar e-posta veya platform içi bildirim ile bilgilendirilir.
Sorularınız mı var?
Bu metinle ilgili her türlü soru ve talebiniz için bdigitalist@gmail.com adresine yazabilirsiniz.
Diğer yasal metinler